O que considerar na gestão de projetos no Microsoft Project?

Quando se fala em gestão de projetos, além de utilizar o MS Project como software de gestão e acompanhamento, é importante considerar também os seguintes tópicos:

As tarefas devem ser bem definidas e claras o bastante para que não haja dúvidas por parte de quem estará responsável pelo andamento e excussão das mesmas, deste modo terá de utilizar os recuos para organizar de forma hierárquica como modelo WBS no MS Project. Para fazer tal organização no MS Project utilizamos os botões para recuos e a ferramenta WBS.

⇒ Fazer comparações entre o que você planejou e o que você realizou, utilizando as linhas de base que o MS Project te oferece. No Project podemos criar linhas de base através do botão Definir linha de base na guia projeto.



⇒ Os objetivos do projeto devem ser estabelecidos de modo realista e que possam ser alcançados com os recursos disponíveis. E para deixar as atividades do modo mais realista possível, é necessário vincular de forma lógica as atividades: no MS Project os vínculos são fáceis de ser estabelecidos com o botão vincular e tudo deve ficar visualmente claro no gráfico de Gantt através de setas.



⇒ Na etapa de planejamento é sempre bom que haja um esforço do grupo envolvido no projeto para que todos possam de certa forma colaborar com sua experiência. Cada membro da equipe de planejamento pode, por exemplo, compôr uma parte do projeto em Excel e em seguida podemos passar tudo para o Project, copiando e colando dados correlatos às colunas das tabelas do Project. Também é possível que cada colaborador utilize o Project e em seguida através da ferramenta Subprojeto, incluir a contribuição de todos em um único projeto do Project. Deste modo inicia-se um exercício de múltiplos projetos no Project.

⇒ Sempre monitorar a evolução do projeto de modo que possa antecipar possíveis problemas e assim agir com ações corretivas quando for necessário. O melhor a se fazer neste quesito é utilizar relatórios do Project com princípios de Dashboard, como o da figura abaixo.



Outra forma de acompanhar o projeto pelo MS Project é utilizar o modo de exibição gráfico Gantt de Controle com linha de base.



⇒ Realizar o acompanhamento dentro do MS Project, assim você conseguirá identificar atrasos, conflitos, escassez de recursos dentre outros possíveis problemas comuns em projetos. Ao identificar algum problema no projeto através do Project, avisar a equipe e as partes interessadas é um ponto importantíssimo, pois não basta simplesmente utilizar o Project, a comunicação e ações de cautela para que os objetivos sejam alcançados é essencial. Lembre-se que o Project é só uma ferramenta.

⇒ O Sucesso de um projeto depende da habilidade de quem o está gerenciando, no sentido de saber conduzir e motivar as pessoas envolvidas no processo. Desde a versão 2010 do Project Profissional, está disponível a ferramenta Planejador de Equipe, que torna possível conduzir e não sobrecarregar as pessoas envolvidas como recursos do projeto.



Unindo conhecimentos de gestão junto ao MS Project o seu projeto terá grandes chances de ter um gerenciamento com um controle muito próximo às boas práticas recomendadas pelo PMI. Todas as ferramentas do MS Project expostas neste artigo são amplamente explicadas no curso de Project Profissional da Compuclass - faça já sua matrícula para aprimorar suas técnicas de gerenciamento em projetos!

Juliana Perez de Aragão Silva - Instrutora de Project na Compuclass Informática -- 08/07/2015


Al. Santos, 1293 - 9° andar  |  Jd. Paulista - São Paulo-SP  |  11 3284-7388


Copyright © 2017 by CompuClass Informática


-